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【就活用】スプレッドシートを使ったエントリー企業の管理方法

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どうも、Kです。

今回はGoogle Driveのスプレッドシートを使った管理方法を解説していこうと思います。スプレッドシートは無料で使えるエクセルのようなもので、スマホやタブレットからも利用することができてとても便利です。これを活用することで

  • エントリーしたはいいけどES提出日を忘れてしまった
  • Webテストの締切を忘れて、ES通過したのに面接に行けなかった
  • どの企業の準備から始めたらいいか分からない

こうした問題が起こらないようになります。特に100社以上と多くの企業にエントリーする場合は頭で記憶するのは限界だし、手帳でも管理しきれません。便利な無料ツールを使って、エントリーした企業はしっかりと整理するようにしましょう。

1.Google Driveにアクセスして、スプレッドシートを作る

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まずはGoogle Driveにアクセスして、Googleスプレッドシートを作りましょう。googleアカウントを作っていない場合は無料なのですぐに作りましょう。アカウントも無料、スプレッドシートも無料ですのでご安心ください。

Google Driveが開けたら、「新規」というボタンから「Googleスプレッドシート>空白のスプレッドシート」へと進みます。これで、新規スプレッドシートが立ち上がります。

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こんな感じです。これをオリジナルにカスタマイズしていくことになります。

2.1行目に管理項目を入力していく

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スプレッドシートの1行目に、エントリー企業の情報として管理していきたい項目を並べていきましょう。

オススメは

  • 企業名
  • 志望度
  • エントリー日
  • エントリー職種
  • 次の選考ステップ
  • ES締切(超重要)
  • テスト締切(超重要)
  • 一次面接〜四次面接(日付を入力する。三次まででもいい)
  • 最終面接
  • 内定!!(目指すべきゴールということで)

といったところでしょうか。あとは業界とか、従業員規模とか、平均年収とか、あなたが重要視する項目を追加しても良いです。基本的にこのスプレッドシートは「自由」です。あったら便利と思う項目を途中から追加したり、逆に減らしたりしながら最高のものに近づけてもらえたらと思います。

出来上がったら二列目に1つ企業名を入れて、試しにデータを登録してみましょう。登録するとより一層イメージが湧いてくると思いますので、それを踏まえて不要な項目を整理してみてもいいと思います。

3.色を付けたり枠を入れたりして、あなた好みにカスタマイズしていく

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概ね出来上がってきたと思うので、より使いやすいようにカスタマイズしていきましょう。

まずは色です。1行目は項目を表しているので、別の色を付けておくと分かりやすいと思います。操作は、色を付けたい1行目を選択した状態でバケツをこぼしたようなボタンを押し、お好きな色を選択するだけ。

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はい、簡単ですね。僕はエントリー後の選考状況とそれ以外を色で分けてみました。このあたりも好みが出ると思います。ダサいとかダサくないとかはどうでもいいので、自分が分かりやすいように色をつけてみましょう。

スクリーンショット 2019 06 18 20 51 48

次に枠です。デフォルト状態だと薄い線しか入っていないので、境界が少しわかりにくいと思います。枠線を少し太く変えて、境界を分かりやすくしてみましょう。

操作は、A列から一番最後の列(この画像だとN列)までを選択します。Aと書いている部分をクリックしてからshiftキーを押しながら移動して、最後の列をクリックすると選択された状態になって色が変わります。この状態で、先ほどのバケツボタンの隣りにある田んぼの田ボタンをクリックして、さらに田んぼの田をクリックしてみてください。枠線が少し太くなったかと思います。

これで完成でもいいですし、1行目と2行目の間の線は更に太くするとか、好みで変更してみてください。

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ちなみに文字の大きさが小さくて読みにくい場合は、「10」と書いてあるボタンをクリックすると他の大きさに変更できます。大きくしたい場所をマウスで選択した状態で数字を変更してみてください。全部大きくしたいor小さくしたい場合は、全選択(Ctrlキー+Aボタン)してから数字を変更しましょう。

4.フィルタ機能を活用する

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フィルタは本当に便利です。主な機能は「並べ替え(ソート)」と「表示非表示」で、例えば落ちた企業を非表示にしておいたり、並んでいる企業をES締切が早い順に並べたりすることが可能です。

まず並べ替えからやってみましょう。

操作は、管理項目が並んでいる1行目をすべて選択した状態で、かなり右の方にある「ろうと」のようなマークをクリックしましょう。すると、各項目の右端に逆三角形が表示されたかと思います。これで準備完了です。

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試しにいくつかの企業データを登録してみました。適当な企業名と、ES締切もバラバラに並んでいると思います。これではどこから提出したらいいかわかりにくいですね。

そこでES締め切り順で並べ替えをしてみましょう。就活の中盤になってくると特にどの企業のESから提出すればいいのかわからなくなってきますので、これで今すぐ取り組むべき企業がわかります。

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操作はES締切日のフィルタマークをクリックして、「A→Zで並べ替え」です。

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これで締切早い順に並べ替えられました。ポイントは、締切日で並べ替えをしたのに、企業名を含めた他の列もすべてその順に並べ替えされているということです。1行目全てに対してフィルタを掛けたので、1つの列で行った操作が他の列にも反映されます。よく意味がわからない場合は、手順に沿って操作してもらえればOKです。

続いて表示非表示の機能も使ってみましょう。同じく逆三角形のフィルタマークをクリックして、必要じゃない企業の情報を隠していくことができます。例えば、上の画像でNTT東日本とJR東海はお祈り食らっていることがわかりますよね。悔しいですが、後悔しても先へは進めません。これらの企業は非表示にして、これから受けていく企業に頭を集中させていきましょう。

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フィルタマークをクリックしたら、「お祈り」と書いてある部分のチェックを外して、OKをクリックします。

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これで、NTT東日本とJR東海は画面から消えました。これでもう後悔することもないでしょうか。大事なのは「削除されたわけではない」ということ。よく見ると、1,2,3,4,5,6,7と並んでいる左側の数字のうち、8,9だけが表示されていないことがわかります。先ほどのフィルタを解除すれば、いつでもまた再表示することが可能です。

例えば「落ちた理由を分析しよう!」と思ったとき、データが削除されていたら不可能です。落ちて悔しい気持ちもわかりますが、データそのものを消すのではなく、フィルタで非表示にしていくというやり方は覚えておきましょう。

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最後に、忘れないようにこのスプレッドシートの名前を入力したら、完成です。

ずっと使っていく大事なシートになると思いますので、分かりやすい名前で保存しておきましょう。ちなみにスプレッドシートは保存ボタンはなく、自動保存です。いつ画面を閉じても大丈夫ですので、エクセルみたいに保存し忘れることがありません。

5.スマートフォンから使う方法

Google Driveのさらに便利なことはスマートフォンからでも入力編集が簡単にできてしまうということです。準備は簡単、アプリストアからGoogle Driveのアプリをインストールしておきます。Androidスマートフォンの場合は初期登録されていることもあると思います。今回はiPhoneの画面での説明になりますが、アプリさえインストールできれば利用可能です。

ここからはスマートフォン(iPhone)の画面です。

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アプリをインストールしたら、早速立ち上げてみましょう。

はじめてアクセスするときはログインが必要になります。先ほどスプレッドシートを作ったアカウントでログインしてください。二度目からは省略されます。

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このように画面が立ち上がり、おそらく先ほど作ったスプレッドシートが一番上に表示されてくれると思います。もし無かった場合は検索して見つけましょう。

もちろん、先ほどPCで入力した情報が全て同期されています。特に意識せずに同期されるところが、Google Driveの素晴らしいところです。エクセルなどではそうはいきません。

もちろんスマートフォンなので画面も小さいですし難しい操作や編集はできませんが、会社情報を登録したり、フィルタを利用したりといった簡単な操作であれば十分すぎるくらいできてしまいます。

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セルにカーソルを合わせれば情報入力することもできるし、

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1行目にカーソルを合わせればフィルタの条件を変更することも可能です。

就活が忙しくなってくると移動時間や専攻と選考の間の時間が増えていきます。スプレッドシートをスマホからでも活用できるように準備をしておけば、移動中に企業の情報を確認したり、エントリー企業のステータスを最新状態に更新したりすることができるため、きっと便利になるでしょう。

ただ、便利とはいえ好みが分かれると思います。ノートPCやタブレットを持ち歩く方であればブラウザからの利用のほうがいいという方もいらっしゃるかと思います。自分のスタイルに合わせて、これらのツールを使い分けていただければと思います。

まとめ:管理を徹底して、チャンスを見逃さないようにしよう

スプレッドシートを使ったエントリー企業の管理方法、いかがでしたでしょうか。

こうした管理は意外と大事です。就活序盤はまだいいですが、中盤、終盤になるにつれて企業数が増えていって選考状況も日々更新されていくので、管理しないと分けがわからなくなってしまいます。すると、「締切過ぎていることに気が付かなかった」「たくさん残っているかと思ったら意外と企業数が少なくなっていた」「スケジュールがかぶったときにどの企業を切ればいいのか分からない」といったような問題を引き起こしてしまいます。

就活は年々厳しくなっており、数社で就活が終わるのはほんの一部の学生だけ。ほとんどの学生が数十社や、百社を超える企業にエントリーしていくことになりますから、それを前提に早めにスプレッドシートでの管理を始めましょう。

 

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