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通過しやすいエントリーシートの書き方〜必見の全20手法〜

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エントリーシートでの文章の書き方には特に力を入れるべきだ。

伝え方が下手であれば、いくら良い強みを持っているとしても、いくら良いエピソードを持っているとしても、企業から高評価を得ることはない。

つまり、あなたの強みやエピソードが高い評価を得るかどうかは、「文章の書き方」によって決まるということだ。

そこでこの記事では、エントリーシートを書く際に抑えておくべき20の基本的な手法について解説する。伝え方が下手な学生は意外と多いため、この手法を抑えておけばあなたが就活生の中から抜きん出ることも可能だ。

なお、この20の基本は、「自己PR」や「学生時代頑張ったこと」といった、あなたのこれまでのエピソードを話すような頻出質問には特に活かせる。また、この文章の基本を覚えておけば、「志望動機」など、少し難しい質問であってもいとも簡単に答えられるようにもなる。

なお、「文章の書き方編」と「エピソードの書き方編」の2つのカテゴリでそれぞれ10種類ずつ文章の書き方の基本を紹介していく。例文も載せながら分かりやすく解説していくので、ぜひ今後の就活のために参考にしていただきたい。

それでは早速、見ていこう。

文章の書き方編

まずは文章の書き方の基礎の解説をする。普段から文章を書くことに慣れているだろうか?慣れていないのであれば、メモに取りながらぜひ丁寧に読んでほしい。

就活には様々な都市伝説がある。

  • 「リーダーであるほうがアピールになる」
  • 「行動力がある、という強みは受かりやすい」
  • 「ディズニーランドやスターバックスのバイトは就活に有利」

私はこういった情報にはかなり否定的だ。こんな付け焼き刃のテクニックのような都市伝説を信じる前に、もっとやるべきことがある。就活をナメてはいけない。

また、ここで紹介するコツは基礎中の基礎だ。ぜひしっかりと学んでいただきたい。

1.結論から書く

「私の強みは〜〜です」から始まる自己PRをよく見るが、あれは結論から書くというコツを利用した例である。

文章は全て、結論から先に描くことが基本だ。その文章で言いたいことは一番最初に持って行こう。そして、最後にもう一度結論を書く。つまり、文章は結論と結論でサンドイッチにするべきものだということ。

ダラダラと文章が始まって最後に結論を言われても、読み手は最初の方の文章を全く覚えていない。一方、はじめに結論を聞くと、どういう文章なのか概ね想像がつき、話を理解しやすい。これは就活の鉄則としてどの文章にも活用しよう。

2.端的に結論を書く

単純に結論から始めると言っても、その結論が読み手に分かりにくければ意味が無い。色々とアピールしたい気持ちはわかるが、言いたいことは端的かつ明確にしないと、読み手は何がなんだかわけがわからなくなる。アピールポイントは1つ、多くても2つにしぼり、一文をダラダラと続けないようにしよう。

例として、まずダメな例を示す。

  1. 私の強みは高校時代から鍛えられたリーダーシップと12年間続けてきた野球で培われた負けん気、そしてどんなに追い詰められた時でも絶対に諦めずに前を見続ける精神力です。
  2. 世界に負けない技術を持っており、素晴らしいビジョンを掲げている、さらに裁量が多くて働きがいのある職場でありながらも、ビジネスの変化が激しくて自己成長できる環境があるのではないかと思って企業のことを調べていたところ、御社の製品を見つけてその魅力に心惹かれて、応募に至りました

続いて良い例。

  1. 私の強みは、誰にも負けないチャレンジ精神です。
  2. 私の就職活動における2つの軸に沿って業界研究をし、貴社の技術に触れたことが応募のきっかけです。

なんだ、あっさりしているな、と思うかもしれないが、これで十分。なぜなら長い文章は誰も読まないからだ。

結論はさらっと書き、本文でしっかりその結論に向かって話を進めていけば文章全体としての構成も綺麗になる。あくまでも結論は分かりやすく、盛りすぎないようにしよう。

3.一文は短くする

先ほど例文でも説明したとおり、ダラダラと長い文章は誰にも読まれない。同じことを伝えられるのなら文章は短い方が良い。そのほうが、文字数制限の中で最大限自分をアピールすることが可能だからだ。その上でどうしても長い文章で話したいのなら、途中で文を2つに切ろう。

例文:そこで私は、私自身の回りにいるメンバーの動きや考えていることを理解して、その時に足りていない仕事を自ら担当し、さらに自分だけでは補いきれない仕事についてはその時手が空いていたメンバーに声をかけて、移動してもらうことすることで緊急時の体制を整え、トラブル無く仕事を回すことが出来ました。

このままだと非常に長い一文にいろんな情報を無理やり詰め込んでいる感じがする。
訂正するとこのようになる。

例文(修正後):そこで私は、自ら不足している仕事を行った上で、手が空いたメンバーにも手伝うように声をかけました。その結果、緊急時の体制が整い、トラブル無く仕事を回すことが出来ました。

どちらが文章として読みやすいかどうか、答えは明らかに後者だ。

前者も意味としては同じことを言っているし、話が通じないわけではない。無駄な部分をいかに省略できるか、そしていかに一文を短くしてまとめることができるのか。文章力を身につけるために必要なのは。こういうシンプルなことばかりだ。

4.的確に改行する

話の流れが切り替わったら的確に改行を入れよう。手書きの文章ならもちろんだが、これはWeb入力であっても全く同様だ。

とにかくダラダラと長い文章はどんなに内容が優れていても読んでいて退屈になる。読み手にとって見やすい文章を書くことは基本中の基本だ。

5.専門用語は無くす(あってもきちんと説明する)

読み手はあなた、そしてあなたがこれまでやってきたことに対して前提知識は何一つ持っていない。つまり、一から説明しないとわかってもらえない。

それを踏まえた上で、特に学業系や、マニアックなサークル・アルバイトでのエピソード文を書くときは注意していただきたい。あなたがどんなに普通だと思ったことだとしても、大抵のことは一般的な人からしたら普通ではない。専門用語は言い換えて、わかりやすい表現に変えよう。もしどうしても専門用語がないと文章の流れがつながらない場合は、必ず理解してもらえるような説明を書いておこう。

「小学生でもわかりやすい文章」というのがひとつの目安だ。難しい単語を並べて知識をひけらかすようなことは、絶対にやめていただきたい。

6.無駄な言葉や文字がなく、読みやすい

「あなたの強みを教えて下さい」

この質問に対してあなたはどう答えるだろうか。「私の強みは〜〜です」と答えるのは一見良さそうだが、実はそうでもないので注意してほしい。

「あなたの」という風に聞かれているから、答えるのは「私」以外の何物でもない。だから「私の」は省いても意味が通じるため省き、「強みは〜〜です」とシンプルにしたほうがスッキリして読みやすい。無くても意味が通じる部分は削る。また、そういった余計な言葉を文章に入れているのを見ると、読み手側は「文字数を稼いでいるんじゃないか」と感じてしまう場合も少なくない。

大学生は、講義のレポートなどで文字数を稼ぐために余計な言葉を入れたりするようなテクニックを身につけているかもしれないが、就活では不要だ。余計な言葉は省き、省いた分必要な言葉をさらに足していこう。

7.分かりやすい文章構成になっている

文章構成の基礎は起承転結である。一般的に、以下の様な流れで進んでいく文章は読みやすく、面白いと言われている。

  • :物語のきっかけとなる事象が発生
  • :「起」で発生した事象が推移していく
  • :「承」の流れとは一転した事態となる
  • :「起」で始まった物語の終結

だがしかし、起承転結に無理やり当てはめようとする必要はない。その代わり、構成を意識して文章をつくろう。難易度の高い構成にする必要は全くないので、なるべくシンプルにまとめよう。

例えば、「導入部分〜中間部分〜結果部分」のように3段階に分けておけば最低限の構成としては保てるだろう。

8.ですます調を使う

大きく分けて、「ですます調」と「である調」があると思うが、特にこだわりが無ければ就活では「ですます調」を使おう。

別に「である調」だとESが落とされるとか、そんな極端なことを言っているわけではない。現にである調で内定を取っている学生も何人も知っている。つまり、どちらを選んでも大きな差は無い。

だが、ですます調の方が学生としての謙虚さや、その企業に対する尊敬の念が伝わりやすいと個人的には考えている。あくまでも参考程度ではあるが、迷ったらですます調を使おう。

9.嘘をつかない(ついていないように見える)

明らかに嘘だとわかるような文章を書くような学生が本当に多い。例えば、

  • アルバイト先の売上を2倍に増やしました
  • もはや私がいなければサークルの運営は成り立たなかったほどです
  • 常に2歩先、3歩先を見据えて行動するように心がけています

などだ。

少し冷静に考えていただきたい。本当にそんなことがあるのだろうか?

いや、よくよく考えればそんなわけがない。自分に自信がない学生ほどこうした文章を書きがちだが、絶対にやめていただきたい。

→ アルバイト先の売上を2倍に増やしました

学生一人の頑張りだけで売上が2倍になるなら、就職せずに今すぐ起業してビジネスを立ち上げた方がいい。

→ もはや私がいなければサークルの運営は成り立たなかったほどです

いなければサークルが成り立たなかったというのも、十中八九その学生の思い過ごしである可能性が高い。状況にもよるが、いなければ他の人が同じ役回りを果たすはずだ。

→ 常に2歩先、3歩先を見据えて行動するように心がけています

常に2歩先、3歩先を見据えているのなら、具体例をぜひ上げていただきたい。今考えていること、さっきまで考えていたこと、本当に見据えたことを答えられるのだろうか?

このように、嘘はすぐわかる。そしてそれは面接での格好の的だ。面接官からその部分について質問を散々され、答えられなければ必然的に圧迫面接になる。

就活のゴールはESを通すことではない、内定を取ることだ。面接でうまく説明できないような文章をESに書いてはいけない。

10.抽象的な表現は避ける

抽象的な表現は避け、具体的に説明しよう。特に、「様々な」「いろいろな」「いくつかの」「何人かの」「少し」「かなり」といった表現には注意が必要だ。そこを省略せず、文章に書かなければ何の意味もない。いろいろならそれらをすべて書くべきだし、少しやかなりではなくて具体的な数字を書くべきだ。

  • こうして、様々な取り組みを3年間かけて行った結果〜
  • 何人かのお客様から「ありがとう」という声をいただきました
  • 貴社の、未来を見据えた施策の数々に大変共感しました

これらは残念ながら、全てダメな例だ。

単純に、読んでも内容が分かりにくいし、人事が知りたいのはその「いろいろ」「様々」の部分の具体的な内容だ。抽象的な表現は今すぐやめ、具体的な内容や数字を書くようにしていただきたい。

エピソードの書き方編

続いて、エピソードで使える文章の書き方のコツについて紹介していく。「自己PR」などの、あなたの過去の経験について聞かれる質問はもちろん、「志望動機」や「就職活動の軸」といったような質問についてもエピソードを交えて話すことはある。

以下に書くのはあくまでも基本であるので、ぜひ身につけていただきたい。

11.エピソードは一つに絞る

「私の強みは〜〜です。これを活かして学業では〜〜を実施しました。またサークルでは〜〜、アルバイトでは〜〜、・・・」

自己PRや「強みを教えて下さい」といったような文章の中に、こんなこともしました、あんなこともしました、といくつかのエピソードを盛り込もうとする学生が本当に多い。たくさんアピールした方が評価されるのではないかと思っているのかもしれないが、これはいますぐやめるべきだ。一つのエピソードをより深掘って書いたほうが話が伝わりやすいし、色々なエピソードを書くとその中でも何を一番PRしたいのかが分からない。

一般的にESで聞かれる質問の文字数は300文字〜500文字、多くても800文字程度だ。その文字数の中で説明するのだから、一つのエピソードで精一杯だ。大した説明もできないエピソードをたくさん並べるよりも、一つのエピソードの中で「なぜそのような状況になり、どんな目標を掲げ、どんな取り組みをしてどんな結果が出たのか」といったように詳しく書いたほうがあなたの強みや行動の内容が伝わる。

仮に2000文字くらいの文字数があればエピソードを3つくらい入れてもいいかもしれないが、ごく稀なケースだ。それに2000文字だとしても1つのエピソードでも構わないと、私は思っている。一つの文章には一つのエピソードに絞って詳しく書こう。

 

12.背景知識が全くない人でも分かる文章にする

まず大前提として、読み手はあなたやあなたの大学や学部、あなたが所属するサークル、バイト先、参加したイベント、などといったことを何も知らない。これを頭に入れて文章を作らないとおかしなことになっていく。

例えばアルバイトの話をしよう。仮にマクドナルドやスターバックスなど有名な店舗でのバイトだとしても、仕事内容や業務の流れはきちんと説明しないと理解してくれない可能性が高い。ましてや、その店舗に行ったことのない人事が見る可能性だってある。背景知識が無い人でも読める内容で文章を書いたほうが親切だ。

  • なぜそのアルバイトを始めたのか
  • いつからいつまで働いていたのか
  • どんな仕事をしていたのか
  • その仕事で大変なことは何なのか

などといった背景情報は、できるだけ多くの文章量を使って説明するべきである。

学業の話でも同じだ。単に「経済学部」といっても、多くの人事がミクロ経済学とマクロ経済学の区別を知らないといっても過言ではない。あなたがどんな分野を主に学んでいたのか、背景知識となる部分は事細かに説明しておこう。

こうした文章は作った後に、背景知識のない友人や知り合いに見てアドバイスをもらうと、客観的な視点からの意見がもらえてなお効果的である。 

13.主体的な取り組みを書く

自ら主体的に行った取り組みなのか、それともその組織のリーダーに言われたことをただやっただけの取り組みなのかでは、雲泥の差だ。社会に出てからも自ら仕事を見つけて積極的に仕事に取り組めるのか、それとも上司からの指示待ちになるのかが、ここではっきりと分かる。

どちらのほうが優れた社会人になれるのかは明らかだが、案外見落としがちなので気をつけて欲しい。仮に、指示されたことを実行したというエピソードだとしても、そこに自分なりの工夫を加えれば良い。主体的に動ける人間だということは忘れずにアピールしよう。

14.取り組みを行った理由が明確である

「どうしてもサークルの冬の大会で優勝したかったので、毎日朝練に取り組みました。その結果優勝出来ました。」

何かに取り組むのであれば、その理由や目的がセットで必要になる。この文章の「どうしてもサークルの冬の大会で優勝したかったので」というのは、結論から言うと理由になっていない。

人事はこの文章を見て様々な疑問を頭に浮かべる。「サークルの大会なんてたくさんあるのになぜ冬なのか?」「なぜたかがサークルの活動で朝練までして優勝したいと思ったのか?」「そんなこと言っておいて実はただの飲みサーなんじゃないのか?」「もともと優勝できるくらいの実力があり、特に努力もせずに優勝したんじゃないのか?」「周りの雰囲気に合わせただけじゃないのか?」

疑問はすぐ、面接での質問に変わる。もし仮にこうした質問を受けてうまく答えられなければ、企業にあなたの強みや取り組みをPRすることは難しいだろう。だからこそ、しっかりとした理由を文章に書いておくことによって、はじめから人事の頭に疑問を浮かばせないようにしておけばよいのだ。

以下、私が添削した文章を読んでいただきたい。

例文:大学2年次の冬の大会では2位となり連続優勝記録が10年で止まってしまい、試合に出ていた私は責任を感じて大変悔しい思いをしました。そこで、悔しさから自らキャプテンに立候補し、冬の大会での優勝を目標に掲げて次のような努力を続けてきました。〜(努力の詳細)〜。その結果、優勝することが出来ました。

ここまで書けば、取り組みを行った理由が明確で読み手に疑問は浮かばなくなる。誰もが納得せざるを得ない理由を書き、有利に進めよう。

15.取り組み、その目的が成果が結びついている

エピソードの中で、「大会で優勝した」「売上がUPした」「イベントで3000人集客できた」といった成果が出たとする。もちろんそれらは立派な成果ではあるが、これだけでは宝の持ち腐れになってしまう。

問題はこれらの成果が、意図した成果なのか、偶然の成果なのか、ということだ。仮に偶然の成果である場合、それに向かって頑張ってきたあなたの取り組みは的外れであった可能性が出てくる。

例えば、次の自己PRがあったとする。

「昨年は知人からの紹介に頼った結果イベントの集客数が前年度比で10%ほど下がったため、下がった数字を持ち直すことを目標にしてSNSを用いた集客活動を行いました。その結果、目標の120%の集客数を達成しました。」

一見良さそうな文章に見えるかもしれない。もちろん伝わらないこともないが、ここは慎重に見ていただきたい。

目標の120%達成できたかもしれないが、この文章だけではSNSによる集客によって数が増えたのか、それとも紹介によって数が増えたのかが分からない。せっかく前年度数字が下がった集客方法とは別の方法に取り組んだにもかかわらず、仮にSNSからの集客数が前年から変わっていなかった場合、このPRは一気に何のPRでも無くなってしまう。つまり、本当に取り組みや目的が成果に結びついているのかどうか、この説明だけでは分からない。

だったら最後の一文は「その結果、SNS経由の集客数が前年の3倍に増え、目標の120%の集客数を達成しました。」の方が取り組みと目標がそれぞれが成果に結びついているように見えて読み手に伝わりやすい。

どんな取り組みをして、最終的に何を伝えるのか。その流れに一貫性を持たせよう。

 

16.悲惨アピールは避ける

自分は大した取り組みもしていないのに、悲惨な状況だったんだということを必死にアピールすることで、あたかもすごいことをやったように見せかける。それが悲惨アピール。自分に自信がない学生がやってしまいがちで、書くと逆効果に繋がる。

例文を見てみよう。

「その日のゼミ担当が急遽休むことになりましたが、私が事前に発表の準備をしていたため、代役を引き受けて発表することが出来ました。もし準備をしていなければ、日程が全て後ろ倒しになってゼミに関係する様々な予定に影響が出るところでしたが、結果的にそのような事態を避けることができました。」

自分がその取り組みをしていなければ、こんなに悲惨な目にあっていたんです。たしかにそうだったのかもしれないけど、そんなことは当たり前であってわざわざ書くことではない。「へー、そんな大変な状況だったんですか」といったように、読み手の同情を買うことに何の意味はあるのだろうか。

別の言葉で言い換えると、「私は大学に合格しました。合格できなければ浪人して大事な人生の一年間を棒に振ることになり、また予備校にかかるお金や生活費、参考書代などを支払わなければいけなかったところでしたが、結果的にそのような事態を避ける事が出来ました」と言っているのと同じだ。

当たり前のことを言っているだけである。そんなに悲惨さをアピールするくらいなら、事前に発表の準備をするために日々心がけていることなどを詳しく書いたほうがよほどPRになる。

非常にやりがちな例なので、ぜひ注意していただきたい。

17.働いているイメージが湧く

  • 強みは誰とでも仲良くなれることです
  • 強みは一度決めた目標は必ず達成するという、強い責任感です

どちらの強みのほうがより、ビジネスに使えるだろうか。もちろん誰とでも仲良くなれることは大事かもしれないが、ビジネスに使えるのは間違いなく後者の強みであろう。

さらにエピソード文でその強みを発揮したことを詳しく書いておけば、仮にエピソードがサークルやアルバイトなどの取り組みだったとしても、「うちに入社してからも同じように働いてくれそうだな」というイメージを持ってもらえれば内定が出る。

あなたの強みが、内定を出す決め手にならない強みだとしたら、残念ながら就活では使えない。他の強みにするか、別の言い方に変えよう。

「誰とでも仲良くなれることです」ではイメージが湧きにくいが、「強みは相手の考えていることを理解し、距離を縮める力です」という風に言ってしまえば、営業職としての適正があるように思われるかもしれない。工夫してビジネス向きの言い方に変えていこう。

18.成果が目で見て分かりやすい(数字など客観的な指標)

抽象的な表現はやめろ、ということを先ほど説明したが、自己PRでは特にPRしたい内容や成し遂げた結果が目で見て分かりやすいようにしておくと良い。具体的には、数字などの客観的な指標をつけることが重要だ。

  • 売上が少し上がりました
  • 売上が前年度比で15%上がりました

分かりやすい文章は明らかに後者だ。「少し」と言われてもどれくらいなのか分からないし、微々たる数字だとしたら取り組みによる結果ではなく、単なる誤差の可能性も高い。明確な数字を示さなければいけないということではないが、読み手に分かりやすい表現を使うように心がけよう。

19.成果のレベルが高い

目で見て分かりやすい、というのに加えてだが、成果のレベルも非常に重要だ。

  • 学内発表の結果、隣のグループの友達から「良い発表だった」という声をもらいました
  • 学内発表の結果、アンケートで全10チーム中1位の評価を得ることができました。

前者はレベルが低すぎて話にならない。これからあなたがやろうとしていることは、就職であり、ビジネスだ。隣の友達から褒められたところで、何の利益も出さないのがシビアな現実だ。逆に、10チーム中1位であれば客観的に見て分かりやすく、ある程度成果のレベルは高いと言える。ビジネスに置き換えても、特に営業職であれば常に数字との戦いであることは言うまでもない。

思いつくエピソードがないとしても言い方を工夫し、レベルの高い成果を上げたということをPRできるようにしよう。

 

20.印象に残りやすいエピソードを用いる

「エピソードの内容は関係ない」なんてことが市販の就活本にもたくさん書いてはある。たしかにエピソードがいくらしょぼくても見せ方次第で十分強いアピールにはなるが、やはり印象に残るエピソードは強い。強烈なエピソードがあれば、ぜひ就活でも利用すべきだ。面接官もあなたの印象が強く頭に残るだろう。

  • アパレルショップの店員として、接客業に取り組みました。

というPRに比べて、

  • 「ヒッチハイクで日本一周しました」
  • 「海外インターンで難民地域での起業支援を行いました」
  • 「自作でiPhoneアプリを作り、10万ダウンロードされました」

というPRのほうが印象に残ってしまうのは当然だ。一日に何人ものESを見る面接官の目にとまるのは、残念ながら印象に残りやすいエピソードを書いた学生になる。

そんなエピソードはない!というのであればこれから作るというのもひとつの手だが、就活の時期に差し迫っているのであればそれも難しい。

ただ気を落とさないで欲しい。エピソードが印象に残れば内定が出るのかといえば、そんなに甘くはない。これまで私は、客観的に見たら大したエピソードでもなくても、超一流企業から内定を取った学生を何人も見てきた。彼らは総じて伝え方がうまかった。逆に、大したエピソードでなくて、伝え方もヘタだった学生は総じて苦しんでいた。

印象的なエピソードが何もない!と悲観的になる必要は一切ない。逆に、エピソードは強烈だけど文章の書き方がまるでなっていない学生も山ほどいる。エピソードで勝てないのなら、ぜひこの記事で書いてきた20のコツをヒントに、文章力を高めていただきたい。

まとめ

文章の書き方20のコツについて解説してきたが、いかがだっただろうか?

普段文章を書き慣れていない学生にとっては、非常に新鮮な内容だったと思う。ただ、これらをただ読んだだけでは何の意味もない。大事なのはこうしたコツやテクニックを会得した上で、アウトプットを繰り返す練習を続けることだ。

実際に自分の自己PRを書いてみたり、志望している企業の志望動機を書いてみるなりして、練習していこう。そして、これら20のコツをチェックリスト代わりにして、1つずつきちんと文章に反映できているのか確かめていこう。

あなたの文章力が飛躍的に伸びることを期待している。

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