就活のメールのやりとりで高評価を得るための13のマナー

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就活生が社会人とのメールで高評価を得るための13の方法

就活が進んでくると社会人と直接メールのやり取りをする機会も増えてくる。 普段こうした機会のあまりない大学生にとって、 一通一通のメールを送るのにも、緊張が走るのではないであろうか。

署名はどう設定したらいいのか?

メールアドレスは何を使ったらいいのか?

初歩的なところから早速つまづいている学生も決して少なくないであろう。

この記事では、社会人とメールをする前に知っておくべき、 恥をかかないためのメールのマナーや基礎知識について解説していく。 13個の基本中の基本について説明するので、これだけは頭に叩きこみ、そして実行して欲しい。

  メールアドレス準備編

1.大学で発行されたメールアドレスを使う 

あなたの大学では、大学生専用のメールアドレスが発行されているだろうか?「〜ac.jp」で終わるメールアドレスで、ほぼ全ての大学で専用アカウントは発行されているはずなので、普段使っていない場合でも再度確認していただきたい。ぜひ、そのメールアドレスを就活用に使ってほしい。

社会人に対してyahoo!やgmailなどのフリーメールでメールを送ることは一般的には失礼に値する。 だが別に、絶対にダメだというわけではない。たしかにそういうことを気にしない人事もいるが、やたらと気にする人事もいるということだ。

特に理由がなければ大学のメールアドレスを使うのが無難だ。   理系の大学院生は所属する研究室用のメールアドレスもあると思うが、これでも特段問題はない。入学した時のアドレスとどちらでもいいので、使いやすい方を使おう。  

2.大学用アカウントがダメならgmailを使う

もし、大学用のメールアドレスがどうしても使えないという場合は、gmailを使うのが良い。フリーメールは様々な種類があるが、gmailが最も機能的にもセキュリティ的にも優れているからだ。特別な理由がなければgmailを使おう。

→ gmailアカウント登録はこちら  

3.表示されるユーザー名は漢字でフルネーム

ユーザー名とは、メールが送られた時の送信者名として相手のメールボックスに表示される名前だ。 設定が可能なので、これは漢字でフルネームを設定しておこう。

 

メール本文の書き方編

4.分かりやすくシンプルな署名をつける

署名をつけることはビジネスメールにおいて常識だ。ビジネスにおける常識は今から身につけておこう。 目立とうと思って派手にすると、逆効果だ。なるべくシンプルかつ分かりやすいものにしよう。

 

一つ、例を示す。

****************************************************************************
◯◯大学◯◯学部◯◯学科4年
田中 太郎(たなか たろう)

TEL:080-1234-5678
MAIL:taro.tanaka@〜.ac.jp
住所:〒000-0000 ◯◯県◯◯市◯◯ ◯◯マンション101
****************************************************************************      

と言った具合だ。必ずしもこのフォーマットである必要はないが、大学名、学部名、名前、電話番号、メールアドレス、住所の6つは記入しよう。住所は、会社から送られる郵便物の送り先として必要になる。

5.本文冒頭の書き出しに気をつける

メールの本文、冒頭には

1.相手の会社名と名前
2.挨拶
3.自己紹介
といった流れで記入していくのが一般的だ。慣れないかもしれないが、これを機に覚えてしまおう。    

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
◯◯株式会社    →株式会社の位置には特に注意を払う。
人事部長      →役職はあれば書く。無ければ書かない。
田中太郎様       

お世話になっております。→2回目以降のメールで久々なら「ご無沙汰しております」でもOK。
◯◯大学◯◯学部の◯◯です。→初めてのメールなら「◯◯と申します。」学部学科名は詳しく書く必要なし。署名に書いてあるから。  
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

以上がテンプレートになるので、ぜひこれをそのまま使って欲しい。        

6.メールの返信時には署名は不要

  メールのやり取りが何度も行われると、どんどんメールが長くなっていく。特に署名は場所を取ってしまうため、2回目以降のやりとりについては署名を消すのがビジネスマナーだ。代わりに、文末には本文から一行開けてあなたの苗字を書いておこう。  

7.正しく敬語を使う

尊敬語や謙譲語、正しく敬語を使おう。あまり気を遣いすぎると変な文章になってしまうため、やり過ぎには注意して欲しい。

いくつか例を示す。
・「よろしくお願いします」→「何卒宜しくお願い申し上げます」
・「これでいいですか」→「こちらで宜しいでしょうか」
・「すみませんでした」→「大変申し訳ございませんでした」
・「ファイルを送ります」→「ファイルを添付にて送付いたします」

と言った具合で、そんなに難しくはないはずだ。

他にも様々なパターンがあるが、間違えたメールを慌てて送って良くない印象を持たれてもしょうがない。迷った時はググって確認する癖をつけよう。    

8.メール特有の言い回しに気をつける

  メール特有の言い回しということで、少し細かい話になってしまうが以下のことにも気をつけていただきたい。  

・!や?は、顔文字は使わない
・文章が切れるところで改行を適切に行う。
・「お手数をおかけいたしますが」「大変恐縮ではございますが」などのクッション言葉を適切に使う
・「〜だと思います。」「〜と存じます。」をうまく使い分ける

などだ。他にもメールにおいて気をつける言い回しやマナーについては、AllAboutさんの「就活での社会人へのメールの注意点」も併せてご覧頂きたい。

 

メールのやり取り編

9.場合に応じて全員返信を使う

  就活中の社会人からあなたへのメールは基本的には個人への直接メールもしくはBCCで来るが、場合によってはCCに人事部のメーリングリストや、他の人事担当のメールアドレスが入っていることがある。

その場合は、メールは必ず全員返信で送るようにしよう。わざわざCCに宛先を入れているということは、あなたからの返信メールがそのCCのアドレスを受け取る人にも見てほしいということ。誰宛にメールを送っているのかしっかり確認しよう。  

10.社会人へのメールはどんな場面でも丁寧に

  OB訪問やリクルーター面談が特に該当するが、社会人から比較的くだけた印象のメールが来ることもある。

しかし、ここで気を抜いてはいけない。採用担当はあなたの一挙手一投足を全て見た上で総合的に入社させるかどうかを判断する。たとえそのOBに決定権がなくても、メールのやり取りまで全て人事には筒抜けだ。つまり、少しもスキを見せてはいけない。タメ口で適当なテンションのメールが来たとしても、気を抜かずにマナーを意識したメールを送ろう。    

11.メールは即レスが基本

  社会人になってからのメールのやり取りは即レス、つまりすぐに返信を送るのが鉄則だ。

やむを得ずメールが確認できない状況にある場合は仕方がないが、受信したらすぐに返信を書こう。 特に、就活期間中の人事採用担当は非常に忙しく激務で、夜の12時を回っても会社に残っている場合もザラである。つまり、遅い時間にメールが来ることも多いし、それにすぐに返信すれば見てくれるということだ。別に夜中にメールしたからといって失礼とか、そういうことは無い。普段めんどくさがりでも、即レスを心がけよう。  

12.メールは必ず毎日全て確認する

  就活中、登録したリクナビなどのサイトから山のようにメールが来ていると思う。もちろんそんなメールは全く見る必要が無いが、会社の人事担当の社員からメールが来ている場合は必ずチェックしなければいけない。

メーラーによってはフィルタ機能がついていると思うが、なるべく使わないほうが良い。なぜなら、その企業のメールアドレスだけでなく、送信者がリクナビやマイナビのメールアドレスであっても、個別の企業からのメールであったりということが稀にある。 そのため、できれば毎日メールマガジンも含めて念のためメールは開封し、企業からの個別メールがないかどうか確認するようにしよう。  

13.スマホでも受信送信ができるように設定しておく

  スマートフォンでも受け取れるメールであれば、ぜひ設定しておいていただきたい。それにより、すぐにメールを返せる可能性が出てくる。

例えば、gmailなどのアプリで受信したい場合は、事前にgmailのメーラーで大学用のメールアドレスなどを受信用に設定しておく必要がある。送信者のアドレスもそのメールアドレスに合わせて設定できるため、スマートフォンをお持ちであればぜひ設定して欲しい。    

最後に

  今回、社会人とメールをする際の基本となる13の手法について紹介した。

普段社会人とメールをする機会がない学生であれば、こういったことは初めての経験になるかもしれない。だが、これらの基本は社会人は全員が身につけている常識中の常識。今のうちから覚えておくことにもちろん損はない。   ぜひ、社会人相手に恥をかき内定が取れるかどうかに響かないよう、くれぐれも注意していただきたい。        

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